- Todas las funciones de recepción, verificación y carga de datos le corresponden a la Unidad de Operaciones del Departamento de Informática.
- El no disponer de los equipos y el software necesario según se describió en las circulares externas antes mencionadas no será justificación para adaptarse al nuevo sistema.
- En el sitio web de la SUGEF (http://www.sugef.fi.cr o http://www.sugef.go.cr ), en la sección normativa, Manual de Información para el Sistema Financiero, se encuentra disponible una nueva versión de los capítulos 1, 2 y 3, para reflejar las nuevas características del proceso de recepción, verificación y carga de datos, entre ellas el uso de la nueva herramienta para el intercambio de información (Extranet) y los procedimientos asociados. También ha sido modificado el capítulo 6 para reflejar los cambios en el Módulo Registro y Control de Intermediarios Financieros.
- En términos generales, la Extranet es una red de la SUGEF basada en los protocolos TCP/IP (como Internet) y es utilizada para compartir información con los intermediarios financieros, a quienes se les asigna un nombre de usuario (username) y una palabra clave (password) para accesar el servicio.
- El número de líneas de acceso a la Extranet (mediante el número 258-2821) se ha incrementado, para ofrecer un mejor servicio. Sin embargo, se les recomienda no esperar hasta el último momento para realizar la conexión a la Extranet, pues podría haber problemas de congestionamiento telefónico.
- No se permitirá la entrega de datos en disquete u otro medio que no sea la Extranet, a no ser que este procedimiento excepcional sea autorizado por escrito por la SUGEF, en los términos en que indica el Capítulo 2 del Manual de Información para el Sistema Financiero.
- De antemano hemos identificado al procedimiento de depuración de identificación de personas físicas y jurídicas como el más crítico del nuevo sistema. Este consiste en identificar las personas físicas y jurídicas que no están en los padrones respectivos del Verificador Local, resolver los casos evidentes de error en la identificación asignada por la entidad y enviar a la SUGEF una solicitud de actualización del padrón, junto con las fotocopias de los documentos oficiales de identidad de las personas incluidas en la solicitud. La SUGEF devolverá a la entidad, por medio de la Extranet, el archivo con las identificaciones oficiales para su incorporación al Verificador Local. Hasta ese momento la entidad estará en capacidad de hacer el envío de los datos (información de Deudores y de Registro y Control de Intermediarios Financieros) y cumplir con los plazos establecidos para la entrega de información. La SUGEF solo aceptará Solicitudes de Actualización de Padrones que sean enviadas antes de los últimos tres días hábiles del plazo máximo de envío de los datos. La SUGEF se compromete a devolver el archivo mediante la Extranet a más
- Tardar 48 horas después de su recibo satisfactorio. No obstante, la SUGEF incluirá en este archivo de actualización del padrón únicamente a las personas físicas y jurídicas cuyo documento de identificación probatorio (fax o fotocopia) sea legible. En caso contrario, se deberá generar otra solicitud de actualización adjuntando una copia fotostática o fax en condiciones adecuadas de legibilidad.
- Para efecto de la firma electrónica de las distintas clases de datos quedan autorizados únicamente las personas que ocupan los siguientes puestos de la entidad:
- Gerente general y subgerente o en su defecto el gerente financiero, cuando no exista el puesto de subgerente.
- Contador o en su defecto la persona en el puesto que ejerce la suplencia.
- Auditor Interno o subauditor interno o en su defecto la persona en el puesto que ejerce la suplencia.
Se les recuerda que los firmantes de las clases de datos deben estar registrados previamente en la SUGEF para que su firma pueda darse por aceptada. El mecanismo para que estas personas aparezcan registradas ante la SUGEF se debe realizar mediante el reporte de la información de Registro y Control de Intermediarios Financieros, según se especifica en el capítulo 6 del Manual de Información del Sistema Financiero.
- Por lo anterior, se les solicita realizar todo lo que esté a su alcance para estar preparados para el proceso de depuración de datos y no verse sometidos a una sanción por incumplimiento de plazos. Entre las posibles actividades de preparación están el procesar un período anterior para identificar deudores que no se encuentran en el Verificador Local y para los cuales se debe entregar copia del documento de identificación oficial a la SUGEF.
- La administración del nombre de usuario (login) y la palabra clave para las firmas electrónicas de los datos enviados a la SUGEF, así como de los encargados de cada una de las clases de datos (contable-financiero, cartera, encaje legal, etc.) es de entera responsabilidad de la entidad supervisada. Se les solicita tomar las medidas de control interno que aseguren el manejo correcto de estas palabras clave. Estas medidas también aplican para el manejo del usuario y la clave de acceso que les fue asignada para ingresar a la Extranet de la SUGEF.
- El teléfono para cualquier consulta sobre el Sistema Ingresador de Datos y el Módulo Verificador Local es el 256-2010, extensión 313 o 505. El número de fax para envío de fotocopias de documentos de identidad es el 256-2010, extensión 643.
4. Con la entrada en vigor del nuevo sistema y la puesta en operación de la Extranet, a partir del 1º de octubre saldrá de operación el BBS (pizarra electrónica de boletines)
Atentamente
Bernardo J. Alfaro Araya
Superintendente General