Las entidades supervisadas por la Superintendencia General de Entidades Financieras (en adelante la Superintendencia), deberán elaborar los programas, normas, procedimientos y controles internos que utilizarán como medio para prevenir la legitimación de capitales producto de actividades ilícitas, considerando al menos las disposiciones del artículo 28 de la Ley 7786, relacionadas con la integridad moral del personal, los programas de capacitación y de instrucción en cuanto a las responsabilidades establecidas en la ley, así como, los aspectos detallados más adelante en este punto.
Estos programas, normas y procedimientos deben ser aprobados por la Gerencia o Junta Directiva de la entidad, y deberán mantenerse a disposición de esta Superintendencia y como mínimo, contemplar los siguientes aspectos:
Las entidades fiscalizadas deberán establecer los mecanismos adecuados para verificar la identidad de los clientes, en el momento que se efectúe cualquier tipo de transacción. Además, mantener los registros actualizados, sobre los clientes ocasionales o habituales, durante la vigencia de la operación y al menos por cinco años, para lo cual deben considerar al menos lo establecido en el artículo 16 de la Ley 7786.
Las entidades supervisadas por la Superintendencia, deberán designar al menos un funcionario (oficial de cumplimiento) para cumplir con lo establecido en el artículo 29 de la Ley 7786, así como un suplente, quien fungirá en caso de impedimento o ausencia del titular. Dicho funcionario deberá contar con el apoyo de la Gerencia General o la administración de la entidad respectiva para el normal desarrollo de sus funciones.
Las funciones de este oficial como mínimo serán:
Vigilar el cumplimiento de los programas y procedimientos.
Velar por el mantenimiento de registros adecuados.
Llevar un monitoreo constante de las operaciones de los clientes, tendiente a identificar transacciones sin fundamento económico o legal evidente, o que se salen de los patrones habituales establecidos por la entidad.
Comunicar las operaciones sospechosas, resultantes del análisis indicado en el numeral anterior.
Remitir a la Superintendencia la información contenida en los formularios de Operaciones en Efectivo (únicas y múltiples), según lo dispuesto en esta circular.
Servir de enlace entre la entidad y la Superintendencia, así como, con las autoridades competentes, según lo establecido en la Ley 7786.
Es importante destacar que el funcionario designado deberá contar con el tiempo suficiente para efectuar sus labores en forma eficiente y oportuna.
Las personas que se designen en este puesto, deberán cumplir con los siguientes requisitos mínimos:
Solvencia moral,
Discreción
Capacidad analítica.
Amplio conocimiento de las operaciones desarrolladas por la entidad.
La Gerencia de la entidad deberá comunicar a la Superintendencia, a más tardar el 1 de julio del 2001, el nombre y número de cédula de los funcionarios designados, además el período por el cual fueron nombrados. Cuando las personas designadas anteriormente sean sustituidas por otro funcionario, este cambio debe ser comunicado a la Superintendencia dentro del plazo de 3 días hábiles posteriores a su ejecución.
Las entidades fiscalizadas deberán registrar, en los formularios diseñados por la Superintendencia (Ver anexo 1 y 2), las siguientes transacciones:
A efectos de evitar inconsistencias en las transacciones reportadas, se requiere que en los documentos que las sustentan (recibos de dinero, boletas, etc.), se consigne de manera correcta si la transacción se realizó en efectivo o a través de otro medio de pago (cheque, transferencia, etc.).
Dentro de los primeros quince días naturales posteriores al cierre de cada mes, el oficial de cumplimiento, citado en el punto 3, remitirá a la Superintendencia un cuadro resumen de la información más relevante de los reportes de transacciones únicas y múltiples, ocurridas durante el mes inmediato anterior (Ver anexo 4).
Aquellos emisores fiscalizados o supervisados tanto por SUGEVAL como por SUGEF (Mutuales, cooperativas, financieras y bancos) deben remitirlo a esta última Superintendencia, esto con el objetivo de no duplicar información.
Si el oficial de cumplimiento labora para un grupo financiero, supervisado por varias Superintendencias, cuando confeccione este "Cuadro Resumen", debe clasificar los formularios únicos y múltiples, por Superintendencias, para lo cual tomará en cuenta la entidad donde se originó la transacción. Por ejemplo, si un formulario fue confeccionado por un cajero de un banco que presta los servicios a un puesto de bolsa, este formulario debe ser considerado en el resumen que se enviará a la Superintendencia General de Valores, y no en el resumen para la Superintendencia General de Entidades Financieras, ya que la entidad donde se originó la transacción fue el puesto de bolsa.
Las entidades supervisadas por la Superintendencia, deben establecer procedimientos que les permitan detectar la presencia de transacciones cuyo comportamiento esté fuera del patrón normal.
Al sospechar, fundadamente, de una determinada transacción, el oficial de cumplimiento deberá comunicarlo a la Superintendencia, mediante el formulario establecido para estos efectos, el cual será remitido al Superintendente General de Entidades Financieras en sobre cerrado con la leyenda “CONFIDENCIAL”, inmediatamente después de haber realizado la investigación pertinente y considerando que existen hechos suficientes y evidentes que sustenten la sospecha.(Ver anexos 1 y 2).
En el anexo 3, se detallan algunas señales de alerta, de operaciones que se podrían considerar sospechosas.
Las entidades supervisadas o fiscalizadas deberán mantener toda la documentación disponible, durante un plazo de al menos cinco años, conforme a lo dispuesto en los artículos 16, incisos d) y e) y 22 de la Ley 7786. Tales documentos deberán permitir la reconstrucción de cada transacción, a fin de proporcionar, de ser necesario, pruebas para una eventual acción judicial.
RESUMEN INFORMACIÓN DE FORMULARIOS