CIRCULAR EXTERNA N° 07-99

04 de marzo de 1999

La Superintendencia General de Entidades Financieras considerando que:

1. Esta Superintendencia ha emitido las cartas circulares Externas SUGEF 29-97, 8-98, 14-98, 33-98 y 5-99 mediante las cuales solicitó a las entidades fiscalizadas información acerca de los planes que están aplicando para enfrentar el problema del cambio de fecha en el año 2000.
2. Es responsabilidad de esta Superintendencia preservar la estabilidad y continuidad operacional de las entidades bajo su supervisión.
3. Los planes de adecuación al año 2000 propuestos por la mayoría de organismos internacionales y empresas consultoras del tema sugieren de manera general, que las entidades informen a sus clientes y proveedores acerca del avance de los proyectos de ajuste al año 2000.
4. Los clientes de las instituciones financieras buscarán obtener la confirmación de que se están tomando acciones encaminadas a resolver el problema del cambio de fecha del nuevo siglo.

Dispone:

1. Las instituciones financieras tienen la responsabilidad de proporcionar respuestas honestas y francas a las preguntas e inquietudes que sus clientes y asociados comerciales pudiesen tener en relación con el Año 2000
2. Cada entidad, bajo su propia responsabilidad debe exhibir los datos correspondientes al avance del proyecto de ajuste al año 2000.
3. La entidad debe informar a esta Superintendencia, a más tardar el 31 de marzo de 1999, los mecanismos elegidos para comunicar a sus clientes acerca del avance del proyecto de adecuación al año 2000, así como de las actualizaciones que se hagan.

4. Las entidades supervisadas deberán proporcionar a sus clientes y proveedores como mínimo la información que se detalla en el esquema anexo.

Atentamente,

Bernardo J. Alfaro Araya
Superintendente General

Anexo

Esquema de información mínima para Clientes y proveedores

1. Descripción del Problema: que consiste en la propia descripción que del Problema Año 2000 tenga la entidad.
2. Organización del Proyecto: aquí la entidad describe la organización de su Proyecto, con: estructura administrativa, el Administrador del Proyecto, a quién reporta este Administrador, y si se han asignado los recursos presupuestarios, humanos y tecnológicos necesarios.
3. Avance del Proyecto: aquí se muestran las fechas de inicio y fin de las etapas de pruebas y el resultado que se haya obtenido sea este concluido o pendiente, en una tabla como la siguiente:
4. En cuanto a la etapa de Pruebas:

    

   Concepto	Fecha Inicio	Fecha Finalización	Resultado
   Pruebas internas
   Pruebas externas

   En cuanto a la etapa de Contingencias:

   Concepto	Fecha Inicio	Fecha Finalización	Resultado
   Detección de procesos Críticos
   Implantación del Plan
   Prueba y Aceptación del Plan

   En "Resultado" se consigna si el concepto se concluyó en forma satisfactoria o está pendiente.

5. En función de su tamaño y ámbito comercial cada entidad debe presentar respuestas a las preguntas más frecuentes, tales como las que se presentan seguidamente:

• La seguridad del dinero depositado en sus cuentas.

• El acceso a los fondos, como sería el acceso mediante cajeros automáticos, tarjetas de débito, líneas telefónicas o el Internet y los preparativos de la institución financiera para asegurar la disponibilidad de medios alternativos de acceso si llegase a haber interrupciones.

• Si los depósitos, débitos y cualesquiera transacción efectuada vía electrónica, se llevará cabo en forma oportuna, se acreditará o se cargará correctamente a las cuentas apropiadas y, ¿ cuáles son los arreglos que ha preparado la institución para el caso que se presentaran interrupciones?.

• La forma en la que va a ayudar la institución financiera a aquellos clientes que pudiesen verse afectados por transacciones automáticas equivocadas efectuadas por terceros.

• Acciones que ha tomado la entidad para garantizar que se acredite correctamente a los clientes los abonos a sus créditos.

• Las prácticas que sigue la institución para mantener al día sus registros.

• Los tipos de registros o comprobantes que deberán mantener los clientes antes y después del 1° de enero de 2000.

• El sitio Web de cada entidad debe también consignar al final, los siguientes
• datos:

  i- Fecha última de actualización de los datos consignados

  ii- Nombre y puesto del Administrador del Proyecto.

• Dependiendo del tamaño de la institución y de su ámbito comercial, los métodos posibles para informar a sus clientes incluyen los siguientes:

1. Ofrecer folletos informativos o algunas otras publicaciones escritas adjunto a los estados de cuenta mensuales o trimestrales;
2. Preparar líneas telefónicas de emergencia sin costo para el uso de los clientes que deseen alguna información o respuesta;
3. Llevar a cabo seminarios para discutir el problema del Año 2000 y los esfuerzos que está efectuando la institución financiera para prepararse para el cambio de fecha del nuevo siglo. y
4. Desarrollar sitios en el Internet o dedicar en exclusiva una parte de su sitio existente, para informar a los clientes acerca de los esfuerzos de preparación para el Año 2000.

6. Las instituciones deberían evitar utilizar declaraciones o indicar que la preparación de la institución y su planificación para el Año 2000, ha sido aprobada o certificada por alguna de las entidades supervisoras.