CIRCULAR EXTERNA SUGEF 039-2005

A TODAS LAS ENTIDADES SUPERVISADAS POR LA SUPERINTENDENCIA GENERAL DE ENTIDADES FINANCIERAS

El Intendente General, considerando que:

1. El artículo 27 del “Reglamento de Auditores Externos y medidas de gobierno corporativo aplicable a los sujetos fiscalizados por la SUGEF” establece la obligatoriedad para que los Comités de Auditoría de los entes supervisados, creados conforme lo dispuesto en dicho Reglamento, hagan constar los acuerdos adoptados en un Libro de Actas.

2. El citado artículo 27 establece la facultad, en caso de que se autorice, para que el Libro de Actas del Comité de Auditoría pueda ser llevado en forma electrónica.

3. Ese mismo artículo ordena que el Libro de Actas del Comité de Auditoría debe ajustarse a las disposiciones que emita la Superintendencia General de Entidades Financieras de las entidades sujetas a su supervisión.

Dispuso:

1. Los Comités de Auditoría de las entidades supervisadas por la Superintendencia General de Entidades Financieras que decidan llevar sus Libros de Actas en forma convencional (papel), deberán informar a ésta sobre tal determinación, durante los 10 días hábiles siguientes a la comunicación de esta circular.  Asimismo, deberán informar sobre la cantidad de folios que tendrá el libro y adjuntar los mismos para anotarle la razón de apertura.

2. Cuando el libro esté lleno, durante los siguientes 10 días hábiles posteriores a su última anotación, deberán remitirlo a la Superintendencia para anotarle la razón de cierre.

3. Los Comités de Auditoría deberán observar los siguientes requisitos en los libros de actas:

• Los folios del Libro de Actas, así como las actas de las reuniones deben consignarse siguiendo una numeración continua.

• Cada acta contendrá la indicación de los miembros asistentes, así como del lugar, día y hora de la celebración de la reunión, los puntos principales de la deliberación, la forma y resultado de la votación y el contenido de los acuerdos, haciendo constar los votos salvados que se emitan.

• Las actas se aprobarán a más tardar en la siguiente sesión.

• Las actas serán firmadas por todos los miembros del Comité, presentes en la sesión a que se refiere el acta.

• Cualquier modificación u observación al acta deberá ser aprobada por los miembros del comité.

• Los Comités de Auditoría que lleven el Libro de Actas en forma electrónica, deberán solicitar la autorización respectiva ante la Superintendencia, en el mismo plazo indicado en el punto 1. Para tal efecto deberán adjuntar a la solicitud,   una declaración jurada protocolizada en la que se indique el grado en el cual la aplicación utilizada para llevar el Libro de Actas así como el equipo utilizado cumple, en lo que sea pertinente, con lo establecido en la “Normativa de tecnología de información para las entidades fiscalizadas por la superintendencia general de entidades financieras”. En caso de que se manifieste algún incumplimiento respecto al Reglamento citado, deben indicarse las acciones concretas que la entidad tomará para subsanar las debilidades, así como las fechas estimadas para ello.

5. La Superintendencia comunicará lo resuelto con respecto a la solicitud para llevar los libros de actas en forma electrónica, durante los diez días hábiles posteriores a la fecha máxima del plazo a que se hace referencia en el punto inmediato anterior.

6. Los Comités de Auditoría deberán observar los siguientes requisitos en el libro de actas que se lleven en forma electrónica:

• El documento inicial debe corresponder a una versión original en forma electrónica.

• Las modificaciones u observaciones al acta deberá quedar en un documento electrónico con una versión diferente, de tal forma que el documento inicial no sufra ninguna variación,

• Debe quedar evidencia con las firmas electrónicas correspondientes de los miembros presentes, así como de las personas ausentes, y

• Deberán definirse los accesos y perfiles correspondientes a los lectores, modificadores y administradores del sistema, incluyendo como usuario a los supervisores de la Superintendencia General de Entidades Financieras.

7. Mantener a disposición de la Superintendencia la información que originó el tema discutido en el Comité de Auditoría.

Rige a partir de su comunicación.

 

 

 

 

Juan E. Muñoz Giró

Intendente General

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